img

Czy długoterminowy wynajem sprzętu IT się opłaca?

Wynajem długoterminowy sprzętu IT jest alternatywą dla klasycznego leasingu z wykupem. Rosnąca popularność usług Full Service Leasing na rynku motoryzacyjnym powoduje, że coraz więcej prawników (szczególnie tych na początku swojej ścieżki kariery), chcących sfinansować nowy zakup w innym obszarze, zastanawia się - wybrać leasing czy wynajem długoterminowy?

Z danych opublikowanych przez Polski Związek Wynajmu i Leasingu Pojazdów, po czwartym kwartale wynika, że dynamika rozwoju wynajmu długoterminowego w 2018 roku wyniosła 17,5% r/r, co oznacza, że jest to obecnie najwyższa w historii wartość odnotowana przez organizację. Jest to zauważalny trend widoczny w wielu kategoriach, od aut przez ekspresy do kawy, drukarko-kopiarki aż po sprzęt IT. Bardzo dobre rezultaty odnotowane przez branżę wynikają ze wzrostu popularności i zaufania do wynajmu długoterminowego, który obserwujemy od kilku lat, a nie z sezonowości czy wpływu jednorazowych czynników.

 

Możliwość korzystania z urządzeń bez brania na siebie odpowiedzialności za instalację oraz serwisowanie szybko zyskuje na popularności ze względu na wygodę oraz ograniczenie kosztów, a firmy coraz łatwiej przekonują się do takiego rozwiązania. Wszystkie obowiązki związane z aktualizacją, zarządzaniem i pomocą techniczną spadły na dostawcę usługi. Nowe możliwości i rozwój usługi, jaką jest najem, pozwoliły na zaistnienie nowego trendu, nazwanego z angielskiego Hardware-as-a-Service (HaaS). Wykorzystuje on zjawisko tzw. access economy, czyli ekonomii dostępu, które polega na świadomej konsumpcji, opierającej się na czasowym dostępie do wybranych dóbr z pominięciem przymusu ich zakupu.

Jak wiadomo, zawód prawnika należy do grupy zauważalnie bardziej prestiżowych i wymagających wizerunkowo, co za tym idzie, wiąże się to z konkretną percepcją i oczekiwaniami po stronie klienta. Konieczność (czy chęć) posiadania najnowszego flagowego modelu telefonu i komputera jest zatem nie tylko potrzebą płynącą z wewnątrz, ale i częstokroć kryterium oceny ze strony otoczenia biznesowego. Prawnicy korzystając z wynajmu uzyskują optymalizację kosztową, czasową oraz procesową, ponieważ usługa najmu sprzętu zawiera w sobie wszystkie niezbędne składowe potrzebne do jego pozyskania i eksploatacji. W tym przypadku dobrym określeniem będzie „one stop shop” – dzięki jednorazowemu przystąpieniu do umowy z jednym usługodawcą, możemy otrzymać wszystkie elementy potrzebne do pracy na danym sprzęcie. Wszystko to na jednej zbiorczej, miesięcznej fakturze. Jest to łatwy do zaplanowania i zarządzania sposób na generowanie stałego miesięcznego kosztu, dodatkowo pozwala ominąć temat księgowego amortyzowania sprzętu, ponieważ każda faktura jest w 100% kosztem uzyskania przychodu, od razu w momencie jej otrzymania!

Ważnym elementem jest także aspekt bezpieczeństwa, najlepiej widoczny w kwestii bezpiecznego usuwania danych. Dzisiejsze wymogi o ochronie danych są bardzo restrykcyjne, szczególnie w kontekście RODO, dlatego należy wyeliminować podstawowe i częste błędy związane z tym zagadnieniem. Kasowanie informacji ze starego sprzętu powinno zostać przeprowadzone w oparciu o certyfikowane programy do tego przeznaczone lub profesjonalną utylizację dysków twardych. Najemca może pomóc zadbać o tego typu czynności.

Abstrahując od wartości dodanych dostępnych w modelu HaaS, porównując (z punktu widzenia klienta) klasyczny leasing z wynajmem długoterminowym, najprościej byłoby napisać o zaletach i wadach każdej z tych form. Szybko jednak okaże się, że to co jest plusem dla jednego prawnika, może okazać się minusem dla innego.

Czas trwania umowy

Umowy wynajmu długoterminowego sprzętu zawierane są zazwyczaj na okres 1 do 3 lat, a w sporadycznych przypadkach jest możliwość wydłużenia tego okresu. W przypadku klasycznego leasingu zawarcie umowy na okres 5 lat nie jest żadnym problemem, a niektórzy finansujący oferują nawet okresy dłuższe – 6 czy nawet 7 lat.

Z wpłatą wstępną czy bez wkładu własnego?

Większość firm oferujących klasyczny leasing wymaga, żeby klient wniósł udział własny - zazwyczaj między 10-20%. Natomiast przy wynajmie długoterminowym wpłata własna nie jest wymagana.

Z wykupem czy bez?

Jest to główna cecha, która odróżnia leasing od wynajmu długoterminowego. Po zakończeniu umowy leasingu zazwyczaj następuje wykup urządzenia za jego symboliczną wartość, np.: 1%. W przypadku wynajmu, po jego zakończeniu sprzęt jest najczęściej zwracany do finansującego. Co prawda wykup jest teoretycznie możliwy, ale za wysoką, wcześniej oszacowaną przez finansującego wartość, która jest zbliżona do wartości rynkowej w chwili zakończenia umowy.

Spłata wartości czy opłata za użytkowanie?

Z opisaną powyżej kwestią naturalnie wiąże się kolejna, którą jest wysokość raty miesięcznej. W przypadku leasingu, wynajmujący spłaca z każdą kolejną ratą wartość urządzenia powiększoną o marżę finansującego. Natomiast w przypadku wynajmu, płaci się jedynie za użytkowanie, nie spłacając wartości samego urządzenia. To uwarunkowanie powoduje, że rata miesięczna za wynajem może być znacząco niższa od raty leasingu.

Czy zatem da się zero-jedynkowo wypunktować wady i zalety obydwu modeli?

Zalety

Najem długoterminowy

Leasing operacyjny

brak wkładu własnego,

 

niższy całkowity koszt finansowania, szczególnie gdy wykup na koniec umowy jest niski,

wysoki wykup przekłada się na niskie miesięczne raty. Dzięki temu stać cię na droższy sprzęt lub więcej urządzeń,

 

w trakcie leasingu masz wyższe koszty miesięczne niż przy wynajmie, co przekłada się na niższe podatki,

nie musisz wykupywać urządzenia – po okresie najmu bierzesz następne nowe,

 

po zakończeniu leasingu zostajesz właścicielem urządzenia, czym powiększasz majątek trwały firmy,

wygoda – w ratach (w zależności od wariantu serwisowego) mogą być już skalkulowane koszty serwisu i ubezpieczeń, możesz też liczyć na sprzęt zastępczy w trakcie naprawy

możesz rozłożyć spłatę nawet na 7 lat, możesz leasingować również używane urządzenia

Wady

Najem długoterminowy

Leasing operacyjny

nie możesz w ten sposób finansować używanych urządzeń,

wymagany jest wkład własny, wyższe raty miesięczne niż przy wynajmie długoterminowym,

nie jesteś właścicielem – płacisz, ale urządzenie nie będzie twoje (chyba, że zdecydujesz się na wysoki wykup),

jeśli wykupisz urządzenie i chcesz je zmienić na inne, poświęcasz swój czas i energię na sprzedaż

przed oddaniem urządzenia na koniec umowy wynajmujący szczegółowo sprawdzi jego stan techniczny. Wszelkie ponadnormatywne zużycie, uszkodzenia, zarysowania etc. obniżające wartość postawią Cię przed wyborem: dopłacić czy jednak wykupić, żeby uniknąć tej opłaty? Zawsze jednak możesz ubezpieczyć sprzęt, aby zmitygować to ryzyko.

konieczność wykupu na koniec umowy – część leasingodawców daje co prawda możliwość wystawienia urządzenia na aukcję i jeśli sprzedadzą je za wyższą cenę, niż wynosił wykup – sprawa jest zakończona, w przeciwnym wypadku dopłacasz różnicę,

 

leasingodawca nie zapewnia sprzętu zastępczego na czas naprawy, serwis i naprawy są płatne osobno,